Openbaarmaking van informatie: de indiener doet een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) om informatie te verkrijgen of hij vraagt om informatie neergelegd in bestaande documenten.
Bestaande documenten: een schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Foto’s, filmmateriaal, Usb-stick, WhatsApp- en Sms-berichten vallen hier ook onder. De provincie is niet verplicht om informatie die niet in documenten is neergelegd, te vergaren, te bewerken of op te stellen.
Bestuurlijke aangelegenheid: de gevraagde informatie heeft betrekking op de werkzaamheden die onder de uitoefening van openbaar gezag vallen. Het openbaar gezag is in dit geval de provincie. Het begrip bestuurlijke aangelegenheid wordt door de rechtspraak breed uitgelegd. De informatie die bij de provincie ligt, valt al snel onder de Wob.
Het Wob-team beoordeelt steeds of de informatie waarom wordt gevraagd in enige vorm in documenten is opgenomen.
Als met een beroep op de Wob wordt gevraagd om informatie vervat in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid is er sprake van een Wob-verzoek en moet er een Wob-besluit worden genomen. Het feit dat de verzoeker informatie vraagt vanwege een persoonlijk belang en/of met het oog op het gebruiken van die informatie in een procedure betekent niet dat er geen sprake is van een Wob-verzoek. Dit is ook zo als de verzoeker die informatie mogelijk ook kan krijgen op grond van een andere regeling.
Let op: Het Wob-team houdt zich niet bezig met de inhoud. Hierbij kan gedacht worden aan het beantwoorden van vragen of reageren op verklaringen/standpunten.
Wanneer hier sprake van is, dan dient dit afgehandeld te worden door de inhoudelijke afdeling.